Enquanto você recebe seus emails das contas POP3 confortavelmente na sua cadeira, o arquivo de dados do Outlook vai inflando, inflando… e acaba tão grande que atrasa a abertura do aplicativo, ocupa espaço desnecessário em disco e começa a apresentar problemas com mais frequencia do que o normal.

Uma das causas disso é que os emails excluídos continuam ocupando espaço no arquivo, pois as mensagens são apenas marcadas como excluídas, mas não são apagadas de fato. Ou, quando são, deixam seu espaço em branco no arquivo de dados, tal qual um HD fragmentado.

Para evitar esse arquivo gigantesco, você fazer uma compactação dos dados (arquivo .pst). No entanto, a compactação que o Outlook oferece não retira os tais emails marcados para exclusão.

A solução para isso é simples, mas requer um pouco de cuidado, para que você não perca suas mensagens.

Antes de qualquer coisa, faça um backup do arquivo físico para outra pasta no seu disco rígido. Para saber onde está esse arquivo, clique no menu Arquivo » Gerenciar Arquivo de Dados e verifique o arquivo Pastas Particulares.pst. Faça uma cópia manual deste arquivo.

Em seguida, clique em Arquivo » Importar e Exportar, selecione “Exportar para um arquivo”, clique em “Avançar”, selecione “Arquivo de Pasta Particular (.pst)”, novamente em “Avançar”. Depois, selecione o item “Pastas Particulares” (o primeiro item da árvore) e marque a caixa “Incluir Subpastas”. Após clicar em “Avançar”, selecione o local onde deseja salvar o backup e clique em “Finalizar”.

Aguarde o término do processo. Feche o Outlook, vá na pasta onde está o arquivo original, renomeie-o e copie para esta pasta o arquivo de backup gerado anteriormente. Renomeie este arquivo para o mesmo nome do arquivo .pst antigo.

Pronto! Reabra o Outlook e voilá… seu arquivo de dados desfragmentado!

No meu caso, eu tinha um arquivo de mais de 1GB e economizei 100MB.

Espero que seja útil a você também.

Abraços. E até a próxima dica.

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